İçinde yaşadığımız dijital çağda işletmelerin mali süreçlerinin hızlı yönetilmesi önemli bir konudur. E-arşiv fatura da bu dijital dönüşüm önemli parçalarından biri olarak görev üstlenir. Kağıt fatura yerine elektronik ortamda düzenlenen, saklanan, ibraz edilen e-arşiv fatura sayesinde firmalar ve müşteriler; resmi süreçleri daha hızlı şekilde yürütebilir. Vergi düzenlemelerine ve yüksek güvenlikli olarak saklanmasına destek olan e-arşiv fatura sisteminin detayları ve avantajları hakkında bilgi almak için yazının devamına göz atabilirsiniz.
E-Arşiv Fatura Nedir?
E-arşiv fatura, kağıt faturaların yerine elektronik ortamda düzenlenen ve saklanan fatura türüdür. Söz konusu e-arşiv faturaların Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirtilen standartlara uygun şekilde kesilmesi gerekir.
E-arşiv fatura, her işletmenin yararlanabilmesine izin verir. Ancak e-arşiv fatura düzenlemek isteyenlerin mutlaka e-fatura sistemine abone olması da bir zorunluluktur. Aynı zamanda ilgili alıcılara hem kağıt hem de elektronik fatura gönderilebilmesini sağlar. Bu sayede e-fatura sistemini kullanmayan işletmelere ve kullanıcılara dijital olarak fatura iletebilir.
E-Arşiv Faturanın Avantajları
Kağıt faturalardansa e-arşiv fatura sistemine geçmek, işletmelere birçok fayda sağlar. E-arşiv sistemini kullanmanın avantajları şu şekilde sıralanabilir:
● E-arşiv fatura dijital ortamda iletilmesiyle zamandan tasarruf edilmesine katkı sağlar. İşlemler elektronik ortamda hızlıca ve güvenilir şekilde aktarılır. Faturaların düzenlenmesi, alınması ve gönderilmesi süreçleri daha çabuk gerçekleşir. Kağıt faturaların basılıp gönderilmesine kıyasla işletmeleri önemli bir zaman tasarrufu sağlar.
● Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından fatura sorgulama işlemi sunulduğu için dijital belge geçerliliğinin kontrolü kısa sürede yapılabilir.
● Kağıt faturalar gibi basım ve postalanma maliyetleri yoktur. Elektronik faturaların dijital ortamdan işlenmesi, sürecin daha ekonomik ilerlemesine olanak tanır. Minimum harcama yapmayı mümkün kılar.
● Çevre dostu bir uygulama olmasıyla kağıt kullanımının azalmasına katkıda bulunur. Kağıt faturaların yarattığı atıklar ve atık yönetim süreçleri konularını ortadan kaldırır.
● Elektronik ortamda saklanan faturalara istediğiniz her an kolaylıkla erişebilirsiniz. Dijital olarak arşivlenen faturalar, kişilerin yapacakları arşivleme işlerine oranla çok daha kısa zamanda tamamlanır.
● İşletmeler arası ticari rekabet sürecinde avantajlar elde edilmesine yardımcı olur. Süreçleri şeffaflaştırmak, müşterilere daha iyi hizmet sunmak gibi faydalar sunar.
● İş gücünden tasarruf edilmesine destek olur. Elektronik mecrada işlem yapılmasının kolaylığı, iş gücünün farklı departmanlarda değerlendirilmesine imkan verir.
E-Arşiv Fatura Kimlere Zorunludur?
E-arşiv fatura bazı işletmeler için kullanımı zorunlu bir sistemdir. Buna göre e-arşiv fatura kullanması gereken işletme türlerinden biri, vergi mükellefi olmayan işletmelere 5 bin TL üzerinde fatura kesen işletmelerdir. Bununla birlikte vergi mükellefi olan işletmelere 2 bin TL üzerinde fatura kesen şirketler de e-arşiv fatura kullanmak zorundadır. 2020 ve 2021 yıllarında toplamda 4 milyon TL ve üzerinde ciro yapan işletmeler de mutlaka e-arşiv fatura kullanmalıdır.
E-fatura kullanması zorunlu kılınan kurumların e-arşiv faturaya geçmesi gerekir. İnternet platformlarından hizmet ya da mal satışı yapan işletmeler için de e-arşiv fatura kullanma zorunluluğu bulunur.
E-Arşiv Fatura için Başvuru Süreci
E-arşiv fatura için kolayca başvuru yapabilirsiniz. Öncelikle e-fatura sistemine kayıt olmalısınız. Eğer e-fatura sisteminde kaydınız yoksa öncelikle mutlaka e-fatura başvurusunda bulunmalısınız.
Başvuru için T.C. kimlik numarası ya da vergi kimlik numarası gerekir. Tüzel kişiler için mali mühür kullanmak zorunludur. Fakat gerçek kişiler elektronik imzayla da başvuru yapabilir. Bütün bu hazırlıkları yaptıktan sonra başvuru için şu adımları izleyebilirsiniz:
● Gelir İdaresi Başkanlığı’nın resmi web sitesine giriş yapın.
● Sitede e-arşiv başvuru sayfasına tıklayın.
● İstenen bilgileri yazın ve belgeleri sisteme yükleyin.
Bu aşamalarla başvuruyu tamamladıktan sonra onay beklemeniz gerekir. Başvuru onaylandığında artık e-arşiv fatura sisteminden yararlanabilirsiniz.
Orka, deneyimli ekibi ile e-arşiv kayıt sürecinde işletmenizin ihtiyaç duyduğu süreçleri kolay şekilde yönetebilir. Siz de Orka E-Arşiv Programı üzerinden kayıt oluşturarak hemen ilk adımı atabilirsiniz.
